Hankinnat

1. Seuraa julkisten hankintojen kilpailutuksia Haminan kaupungin verkkosivuilta Hamina.fi/Työ&yrittäminen/Hankinnat -sivun Hankintakalenterista. Haminan kaupungin kaikki kilpailutukset ilmoitetaan HILMA-sivustolla ja Cloudian Tarjouspalevlu -portaalissa. Seuraa myös sivun markkinakartoituksia ja osallistu niihin kiinnostuksesi mukaan.
2. Kun löydät sopivan kilpailutuksen, tutustu tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin huolellisesti.
3. Tee tarjouksesi liitteineen tarkasti ja yksiselitteisesti sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti sekä määräajan puitteissa.
4. Aloita tarjouksen teko hyvissä ajoin. Tutustu hankintailmoitukseen sekä tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin huolellisesti.
5. Kysy tarvittaessa lisätietoja Hankintakalenterin tietojen avulla. Ota huomioon, että lisätietoja voi kysellä yleensä vain tiettynä, hyvin rajoitettuna ajanjaksona. Kyselyaika päättyy usein huomattavan paljon ennen tarjousten viimeistä jättöajankohtaa.
6. Kun olet laatinut tarjouksen liitteineen, lue ja tarkista se vielä erittäin huolellisesti. Peilaa sitä tarjouspyyntöön, sen liitteisiin ja hankintailmoitukseen. Tarkista, että tarjouksesi täyttää vaatimukset eikä sisällä mitään sellaista, mitä ei ole pyydetty. 
7. Pidä mielessä, että tarjouksesi hylätään automaattisesti, jos se ei täytä kaikkia tarjouspyynnössä esitettyjä sisältö- ja muotomääräyksiä. Tarjous hylätään automaattisesti myös silloin, kun se jätetään tarjouspyynnössä ilmoitetun määräajan jälkeen.

Paikallista apua hankintojen kilpailutuksiin tarjoaa kehittämisyhtiö Cursor Oy. Haminan kaupungin yrittäjät voivat kysyä apua yritysasiantuntija Sami Perttolalta ajanvarauksella, sami.perttola@cursor.fi, +358 40 190 2546.

Avoimuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata, hankinnasta ilmoitetaan julkisesti, tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille ja, että hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tarjouspyyntö on saatettava avoimesti kaikkien halukkaiden saataville tai niille, jotka esimerkiksi rajoitetussa menettelyssä on valittu tarjousmenettelyyn. Avoimuusperiaatteen toteuttamista rajoittavat eräät salassapitotarpeet, jotka on yksilöity viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevassa lainsäädännössä.

Tasapuolisuusperiaatteen mukaisesti tarjouspyyntöä tai muita hankinta-asiakirjoja ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. Asetetut vaatimukset koskevat samalla tavoin kaikkia tarjoajia. Toisiinsa rinnastettavia tapauksia ei saa kohdella eri tavoin eikä erilaisia tilanteita kohdella samalla tavoin, ellei tällainen kohtelu ole objektiivisesti perusteltua.

Syrjimättömyysperiaate vaatii kaupungin kohtelevan ehdokkaita ja tarjoajia samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä ovat ehdokkaiden tai tarjoajien kansallisuus, sijoittautuminen johonkin jäsenvaltioon tai alueelle, eri paikkakunnilta olevat ehdokkaiden ja tarjoajie kohtelu samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yritysten. Syrjimättömyysperiaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä.

Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa. Esimerkiksi tarjoajien soveltuvuusehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo tai tarjouspyynnön sisältöön tai tarjousmenettelyn ehtoihin liittyvien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden. Suhteellisuusperiaatteen on katsottu oikeuskäytännössä merkitsevän myös kohtuullisuuden vaatimusten huomioon ottamista. Periaatteen vaatimukset ovat nähtävissä muun muassa hankintalain säännöksessä, joka kieltää hankintayksiköitä asettamasta liian korkeita liikevaihtovaatimuksia tarjouskilpailuun osallistuville toimittajille.

Haminan kaupunki voi lähettää laskut asiakkaille joko e-laskuna, suoramaksuna tai paperilaskuna. Paperilaskuilla on viiden euron laskutuslisä. Asiakas voi itse valita missä muodossa hän haluaa vastaanottaa laskunsa Haminan kaupungilta.

Hankintalaki määrittelee, milloin hankinta on kilpailutettava ja tämä perustuu kansallisiin kynnysarvoihin, jotka määrittelevät kilpailutuksen tarpeen. Kun hankinnan arvo ylittää kynnysarvon (60.000 euroa), on se kilpailutettava lain edellyttämällä tavalla. Kynnysarvo lasketaan sopimuksen arvon mukaan. Sen ylittäminen tarkoittaa, että hankinta on kilpailutettava avoimella kilpailutuksella. 

Kynnysarvojen alittavia hankintoja kutsutaan pienhankinnoiksi (alle hankintarajan – 60.000 euroa). Niiden kilpailuttaminen on kevyempää kuin hankintalaissa. 

Kaupungissa  voidaan myös suoraan kysyä tarjouksia (markkinakartoitus) tietyistä hankinnoista ilman avointa kilpailutusta. 

Kaupunki hyödyntää yhteishankintayhtiö Hanselin kilpailuttamia puitesopimuksia, kun kyse on volyymiltaan suuresta hankinnasta tai liittymällä puitesopimukseen voidaan saada kustannushyötyä. Kaupunki osallistuu myös Numera Palvelut Oy:n kuuluvan Sarastian Hankintapalveluiden kilpailuttamiin  ja tekemiin hankintasopimuksiin yhteishankittavista tuotteista ja palveluista. Hankintasopimuksissa määriteltyjä tuotteita ja palveluita hankitaan vain sopimuksissa määritellyiltä toimittajilta. Ne hankinnat, jotka eivät sisälly yhteishankintojen piiriin, ovat erillishankintoja. Alle 60.000 euron suuruiset erillishankinnat kilpailutetaan itse.

Kilpailutuksen päätyttyä  hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja kirjallisen hankintasopimuksen. Hankintasopimuksessa Haminan kaupunki käyttää vakiosopimusehtoja,  Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja, JYSEjä.