Haminan kaupungin arvonta- ja kilpailurekisterin tietosuojalauseke

Päivitetty 11.5.2023

Sisältö

Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

Yleistä

Haminan kaupunkion sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot osallistuakseen Haminan kaupungin järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

1. Rekisterinpitäjä

Haminan kaupunki (Y-tunnus: 0242496-6)
PL 70 (Puistokatu 2), 49401 Hamina
puh. 05 749 2500

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Minna Nordström
viestintäasiantuntija
Haminan kaupunki
PL 70 (Puistokatu 2), 49401 Hamina
puh. 040 577 4469

3. Rekisterin nimi

Haminan kaupungin arvonta- ja kilpailurekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja käytetään:

• Arvontojen ja kilpailujen voittajien arpomiseen
• Voittajille ilmoittamiseen
• Voittojen toimittamiseen
• Arvonnan tai kilpailun sääntöjen niin salliessa voittajien julkaisemiseen Haminan kaupungin omissa medioissa
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Haminan kaupungin arvonta- ja kilpailurekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:

• Nimi
• Osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen lähde on käyttäjä itse. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Haminan kaupungin järjestelmistä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Kaikki rekisteriin tallennetut tiedot poistetaan heti, kun arvonnan tai kilpailun voittaja on selvillä ja hänet on tavoitettu palkinnon toimittamiseksi, kuitenkin aina viimeistään kuukauden kuluessa kilpailun tai arvonnan tuloksen selviämisestä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi kilpailun tai voittajan nimi saatetaan julkaista Haminan kaupungin omissa medioissa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Paperilla saatuja tietoja säilytetään lukitussa kaapissa.

Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan Valu Digital Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen viestinta@hamina.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen viestinta@hamina.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

12. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tietohallinto@hamina.fi.